دعوت نامه چیست

دعوت نامه چیست؟

افرادی که به دنبال کارهای سفر یا مهاجرت خود هستند، نام دعوت نامه زیاد به گوششان خورده است. اما شاید بسیاری از این افراد با این سوال رو به رو شوند که دعوت نامه چیست؟ نحوه ارسال دعوتنامه چگونه است؟ و چطور به سفر یا مهاجرت ازطریق دعوت نامه کمک می کند؟ برای افرادی که قصد دارند تا از این طریق به کشورهای خارجی سفر کنند، آشنایی با نامه دعوت رسمی و قوانین مرتبط با آن بسیار ضروری است. از همین رو در ادامه این بخش درباره این که دعوت نامه چیست توضیحات بیشتری ارائه شده و به معرفی کلی نامه دعوت رسمی پرداخته شده است. 

در پاسخ به سوال این که نامه دعوت چیست، باید گفت که دعوت نامه یا Invitation letter یک نوشته رسمی است که توسط یک فرد یا یک سازمان به فرد یا گروه دیگری ارسال می شود تا آن ها را به یک رویداد، مراسم، سفر گردشگری، مصاحبه کاری، جلسه کاری یا هر نوع فعالیت دیگری دعوت کند. فردی که در یک کشور خارجی اقامت داشته باشد، می تواند بر اساس شرایط ارسال دعوتنامه با ارسال آن تعهد کند که شرایط اقتصادی لازم برای سفر شخص دریافت کننده این نامه دعوت وجود دارد. تنها افرادی که شهروند یک کشور باشند یا بیشتر از 2 سال در آن کشور اقامت داشته باشند می توانند دعوت نامه برای سایرین ارسال کنند. 

افرادی که یکی از اقوام یا آشنایان آن ها در کشور خارجی اقامت داشته و تمکن مالی تعیین شده توسط آن دولت را داشته باشد، می توانند نامه دعوت رسمی برای سفر به آن کشور خارجی دریافت کنند. در برخی از موارد برای شرکت در همایش ها، سمینارها و مراسم ها مختلفی که در کشورهای خارجی برگزار می شود، شرکت یا مرکز میزبان برای تمامی مهمانان خود دعوت نامه رسمی با مدت مشخص ارسال می کند تا بگوید که هزینه های مربوط به این فرد تا این تاریخ به صورت تضمین شده پرداخت خواهد شد. 

برای عضویت در صفحه اینستاگرام ما کلیک کنید

انواع دعوت نامه

در بخش قبل پاسخ این سوال که دعوت نامه چیست به طور کلی داده شد. اما شاید اکنون بسیاری از افراد با این سوال رو به رو شوند که نامه دعوت چند نوع داشته و بهترین نوع دعوت نامه برای سفر به کشور خارجی کدام است؟ نامه دعوت تنها یک نوع نیست و انواع مختلفی داشته که با توجه به شرایط متقاضی و فرد ارسال کننده و همچنین شرایط ارسال دعوتنامه می تواند متفاوت باشد. در ادامه این بخش نگاهی مختصر به انواع نامه دعوت انداخته شده است. 

در دعوت نامه خویشاوندی، یکی از آشنایان و اقوام فرد می تواند برای وی نامه دعوت ارسال کند. بسیاری از افراد با استفاده از دعوت نامه خویشاوندی به سفرهای گردشگری می روند. نحوه ارسال دعوتنامه خویشاوندی بسیار ساده است. فرد ارسال کننده تنها باید هدف از ارسال نامه دعوت و بازه مشخصی که قصد اقامت دارد را بیان کند. 

در صورتی که فرد مسافر قصد داشته باشد با هدف کار یا برقراری ارتباط تجاری با یک شرکت خارجی به کشور دیگری سفر کند، شرکت یا فرد دیگر می تواند برای او دعوتنامه کاری ارسال کند. در این نوع از دعوت نامه، کارفرما باید سمت شغلی فرد دریافت کننده در شرکت را به سفارت اعلام کند. 

دعوتنامه اسپانسر به طور معمول برای شرکت افراد یا موسسه ها در مراسم ها، نمایشگاه ها و رویدادهای این چنینی ارسال می شود. در این نوع از دعوت نامه، فرد ارسال کننده باید محل اقامت افراد به همراه موضوع رویداد را ذکر کرده باشد. 

یکی از مدارک ضروری هنگام دریافت ویزای تحصیلی، دعوتنامه تحصیلی یا همان نامه پذیرش دانشجو توسط دانشگاه مقصد است. پس از ثبت درخواست برای تحصیل در یک دانشگاه خارجی، در صورتی که همه چیز درست پیش برود، دانشگاه نامه پذیرش را برای افراد ارسال خواهد کرد. 

برای دریافت ویزای درمانی، ابتدا باید با یک پزشک متخصص مشورت کرد. سپس این پزشک می تواند شرایط بیمار، اثبات این که درمان در کشور مبداء امکان پذیر نیست، معرفی فردی که هزینه های درمان را پرداخت می کند و همچنین طول درمان را نوشته و دعوت نامه را برای بیمار ارسال کند. 

برای چه کسانی می توان دعوتنامه فرستاد؟

پس از پاسخ به این سوال که دعوت نامه چیست، شاید اکنون سوال اصلی افراد این باشد که برای چه کسانی می توان دعوتنامه فرستاد؟ اطلاع از اینکه کدام دسته از افراد می توانند نامه دعوت دریافت کنند و با این دعوتنامه به کشور مقصد سفر کنند بسیار ضروری است. چرا که در بسیاری از مواقع، نامه دعوت ارسالی افراد به دلیل عدم آشنایی با شرایط فرد دریافت کننده دعوتنامه و همچنین نحوه ارسال دعوتنامه، ریجکت می شود. در همین راستا در ادامه این بخش به این موضوع پرداخته شده است. 

اولین و رایج ترین افرادی که می توان به آن ها نامه دعوت ارسال کرد، دوستان و خویشاوندان فرد هستند. فردی که شهروند یک کشور خارجی است، می تواند دوستان و اقوام خود را برای سفر به آن کشور دعوت کند. دومین دسته از افراد نیروی کاری متخصص هستند. افرادی که در زمینه کاری به خصوصی تجربه و مهارت کافی را داشته باشند می توانند برای کار یا شرکت در سمینار و همایش های مختلف دعوت نامه دریافت کنند. افرادی که بیماری خاصی دارند هم می توانند با دعوتنامه به یک کشور خارجی برای درمان خود سفر کنند.

بنابراین می توان نتیجه گرفت که تقریبا تمامی افراد در صورت داشتن یک آشنا، کارفرما یا پذیرش تحصیلی، می توانند دعوت نامه دریافت کنند. اما باید به این موضوع توجه کرد که بر اساس شرایط ارسال دعوتنامه ممکن است با نامه دعوت تمامی افراد موافقت نشود و درخواست برخی از افراد ریجکت شود. افرادی که سابقه های کیفری موثر داشته باشند، تحت تعقیب باشند یا افرادی که از کشور مقصد یک بار دیپورت شده باشند، امکان دریافت نامه دعوت را نخواهند داشت. 

برای عضویت در کانال تلگرام ما کلیک کنید

شرایط ارسال دعوتنامه

پس از پاسخ به این سوال که دعوت نامه چیست و چه کسانی می توانند آن را دریافت کنند، بحث شرایط ارسال دعوتنامه به میان می آید. افراد احتمالا از این موضوع آگاه هستند که تمامی روش های سفر، حتی با استفاده از روش ارسال نامه دعوت، شرایط خاص خود را داشته و باید حتما این شرایط را داشت تا بتوان با استفاده از دعوت نامه به کشور مقصد سفر کرد. این نکته را باید در نظر داشته که نحوه ارسال دعوتنامه و دریافت آن با توجه به کشور مقصد ممکن است متفاوت باشد. در ادامه برخی از شرایط معمول ارسال نامه دعوت ذکر شده است. 

هدف دعوت نامه باید به صورت واضح و قابل درک ذکر شود.

فرد ارسال کننده باید یا شهروند کشور باشد، یا حداقل 2 سال در آن کشور اقامت داشته باشد.

تمامی جزئیات سفر از قبیل محل و مدت اقامت باید به صورت کامل ذکر شود.

فرد ارسال کننده باید تمکن مالی برای پرداخت هزینه های فرد دریافت کننده را داشته باشد.

تمامی اطلاعات فرد دریافت کننده و فرد ارسال کننده باید کامل و دقیق در نامه دعوت نوشته شود. فرد باید امکان فراهم کردن نیازهای اولیه و یک محل برای اقامت فرد دریافت کننده دعوتنامه در بازه زمانی مشخص را داشته باشد. برای اثبات تمکن مالی باید حتما مدارک بانکی لازم به سفارت ارائه شود. افراد حتما به این نکته دقت داشته باشند که این شرایط بسته به کشور مقصد ممکن است متفاوت باشد. برای کسب اطلاعات دقیق تر درباره شرایط ارسال دعوت نامه می توان با کنسولگری کشور مقصد در تماس بود. 

لیست مدارک مورد نیاز برای ارسال دعوتنامه

ارسال نامه دعوت نیاز به ارائه برخی از مدارک دارد. برای این که دعوت نامه توسط سفارت پذیرش شود، باید دقت کرد که این مدارک کامل و دقیق تهیه و ضمیمه نامه دعوت شده باشد. درخواست بسیاری از افراد تنها به دلیل ارائه مدارک یا اطلاعات ناقص ریجکت می شود. در راستای اهمیت این موضوع و کامل کردن پاسخ به سوال دعوت نامه چیست، در ادامه این بخش لیست مدارک مورد نیاز برای ارسال دعوتنامه به طور کامل ارائه شده است. 

رزومه کاری یا CV برای افرادی که دعوت نامه کاری دریافت می کنند. این رزومه می تواند شامل تمامی سوابق کاری و تحصیلی فرد شود. 

تاییدیه کار از طرف سازمان یا شرکت مربوطه برای نامه دعوت کاری 

مدارک و سوابق تحصیلی به همراه ریز نمرات برای نامه دعوت تحصیلی

تاییدیه بانکی برای اثبات این که فرد قادر به پرداخت هزینه ها خواهد بود.

مدارک مربوط به رزرو هتل یا اقامتگاه، بلیط رفت و برگشت، برنامه سفر و مدارک مالی برای نامه دعوت گردشگری

مدارک مربوط به بیماری و اثبات عدم توانایی کادر پزشکی کشور مبداء برای درمان آن در نامه دعوت درمانی

مدارک شناسایی فرد ارسال کننده دعوت نامه در بیشتر انواع نامه دعوت ضروری است.

همان طور که مشاهده می شود، مدارک مورد نیاز برای دعوتنامه های مختلف بر اساس نحوه ارسال دعوتنامه متفاوت است. برای همین بهتر است که ابتدا افراد با توجه به نوع نامه دعوت و هدف خود از سفر، لیست مدارک مورد نیاز را از سفارت دریافت کنند. در کنار تمامی این مدارک، ارائه مدارک شناسایی و هویتی برای هر دو فرد دریافت کننده و ارسال کننده هم ضروری است. تمامی مدارک مربوط به سوابق کاری و تحصیلی افراد باید ترجمه شده باشند و مهر تایید رسمی را دریافت کرده باشند. 

نحوه ارسال دعوت نامه

علاوه بر اطلاع از شرایط ارسال دعوتنامه و مدارک لازم برای ارسال دعوت نامه و پاسخ به سوال دعوت نامه چیست، ضروری است که افراد با نحوه ارسال دعوتنامه هم آشنا باشند. افرادی که قصد ارسال نامه دعوت را داشته باشند، باید ابتدا مراحل لازم برای آماده سازی این نامه دعوت را شناخته و پس از انجام تمامی آماده سازی های لازم، دعوت نامه را ارسال کند. در راستای اهمیت این موضوع، در ادامه این بخش تمامی مراحل ارسال نامه دعوت به صورت کامل توضیح داده شده است. 

آماده سازی مدارک لازم برای نامه دعوت با توجه به نوع دعوت نامه ارسالی

نگارش درست و صحیح نامه دعوت توسط یک فرد مطلع 

ارسال نامه دعوت به سفارت از طریق پست یا ایمیل 

مهم ترین بخش در ارسال نامه دعوت، آماده کردن مدارک لازم و همچنین نگارش آن است. پس از آن، مرحله ارسال برای سفارت چندان کار سخت و پیچیده ای نیست. البته نحوه ارسال تا حدودی به کشور مقصد بستگی خواهد داشت. به عنوان مثال برخی از کشور ها تنها در صورت پست کردن یا تحویل حضوری مدارک آن ها را بررسی می کنند. اما در برخی دیگر از کشورها، بر اساس شرایط ارسال دعوتنامه فرد ارسال کننده می تواند تنها متن نامه دعوت به همراه مدارک لازم را برای سفارت ایمیل کند. پس از آن پاسخ درخواست آن ها به صورت ایمیل برای آن ها ارسال خواهد شد. 

مدت زمان اعتبار دعوتنامه

آخرین سوالی که پس از دعوت نامه چیست برای افراد به وجود می آید این است که مدت زمان اعتبار دعوتنامه ارسال شده چقدر است؟ اطلاع از مدت زمان اعتبار انواع مختلف نامه دعوت می تواند به افراد در برنامه ریزی دقیق تر برای سفر یا مهاجرت از ایران به کشور خارجی کمک کند. در ابتدا باید به این موضوع اشاره کرد که زمان اعتبار انواع نامه دعوت با یک دیگر متفاوت بوده و افراد باید با توجه به نوع دعوت نامه دریافتی خود برنامه ریزی های لازم را انجام بدهند. در راستای اهمیت اطلاع از این موضوع، در ادامه این بخش درباره مدت اعتبار دعوت نامه های مختلف اطلاعات بیشتری کسب شده است. 

نوع دعوت نامه	مدت زمان اعتبار
دعوت نامه خویشاوندی	بین 90 تا 180 روز
دعوت نامه کاری	طبق قرارداد و شرایط کشور مقصد می تواند از 90 روز تا 5 سال متغیر باشد.
دعوت نامه تحصیلی	کارشناسی: 4 سال
	کارشناسی ارشد: 2 سال
	دکتری: 2 سال
	با توجه به شرایط خاص این مدت می تواند متفاوت باشد.
دعوت نامه اسپانسر	تنها به مدت برگزاری رویداد مورد نظر
دعوت نامه درمانی	تا زمان درمان کامل بیمار

 

همان طور که مشاهده شد، طول اعتبار دعوتنامه های مختلف نسبت به انواع آن ها و همچنین نحوه ارسال دعوتنامه متفاوت است. به همین دلیل بهتر است که افراد ابتدا شرایط ارسال دعوتنامه و نوع دعوت نامه خود را مشخص کرده و سپس اعتبار آن را در کشورهای متفاوت بررسی کند. به طور مثال برای نامه دعوت تحصیلی، اعتبار نامه دعوت به طول دوره تحصیلی فرد بستگی خواهد داشت. اما در برخی از کشورها، با داشتن دعوت نامه تحصیلی به فرد اجازه داده می شود که مدتی پس از اتمام تحصیل هم برای کاریابی در کشور مقصد اقامت داشته باشد. 

در این راستا کارشناسان مرکز مشاوره تحصیل در خارج از کشور اپلایتو می توانند در کلیه مراحل مربوط به دعوت نامه چیست، نحوه ارسال دعوتنامه و شرایط آن همراه متقاضیان بوده و از طریق سیستم مشاوره تلفنی اپلایتو پاسخگوی سوالات و شبهات در این زمینه باشند. همچنین متقاضیان می توانند با عضویت در کانال تلگرام و صفحه مجازی اینستاگرام از آخرین اخبار مرتبط با دعوت نامه​ مطلع شوند.