برای مشاوره نحوه ایمیل نوشتن به اساتید خارج از کشور
برای مشاوره نحوه ایمیل نوشتن به اساتید خارج از کشور
نوشتن ایمیل به اساتید خارج از کشور با اهداف گوناگونی انجام می شود و اکثر دانشجویان با هدف دریافت پذیرش از دانشگاه های خارجی به نوشتن ایمیل می پردازند. از این رو می توان ادعا کرد یکی از بهترین و موثرترین راه های برقراری ارتباط با اساتید خارجی، ارسال ایمیل می باشد. در واقع، یک ایمیل خوب می تواند شامل اطلاعات دانشجو، توانمندی ها و میزان اشتیاق او برای دریافت پذیرش باشد و شانس دانشجو را برای اخذ پذیرش از دانشگاه و همراهی استاد راهنما بالا خواهد برد. از این رو میزان تاثیر نگارش صحیح ایمیل، در نتیجه نهایی را نمی توان نادیده گرفت.
جهت آشنایی بیشتر علاقه مندان و متقاضیان تحصیل در دانشگاه های بین المللی، در این مقاله به بررسی نحوه ایمیل نوشتن به اساتید خارج از کشور و هدف از نگارش ایمیل، مراحل نگارش و نکات قابل توجه در نوشتن ایمیل به اساتید خارجی پرداخته شده است. همچنین جهت سهولت در نگارش ایمیل و گرفتن ایده، یک نمونه ایمیل به دانشگاه خارجی نیز بررسی شده است.
هدف از نوشتن ایمیل به اساتید خارج از کشور
ایمیل زدن به اساتید خارج از کشور با اهداف گوناگونی از قبیل اپلای تحصیلی انجام می شود. در حقیقت، اولین قدم برای دریافت پذیرش از دانشگاه های مختلف پس از انتخاب دانشگاه و استاد راهنما، نوشتن ایمیل به استاد و معرفی خود و توانایی های خود می باشد. مراحل نگارش ایمیل به اساتید خارجی و نمونه ایمیل به دانشگاه خارجی در بندهای بعد ارائه شده است.
به طور معمول دانشجویان برای تحصیل در مقاطع تکمیلی کارشناسی ارشد، دکتری و فوق دکتری به اخذ پذیرش از دانشگاه های خارجی می پردارند. به همین منظور، دانشجویان در ابتدا می بایست به ارسال پروپزال خود برای استاد راهنمای مورد نظر پرداخته و نظر او را جهت دریافت اپلای جلب نمایند.
هدف از نوشتن ایمیل به اساتید خارج از کشور می تواند دریافت اپلای از دانشگاه های خارجی یا همکاری در پژوهش های استاد راهنما و ... باشد. همان طور که پیش تر اشاره شد، نحوه ایمیل نوشتن به اساتید خارج از کشور باید به صورت معرفی خود، توانمندی ها و بیان میزان علاقه و اشتیاق خود باشد.
به طور کلی، ایمیل زدن یکی از موثرترین روش ها جهت برقراری ارتباط با اساتید خارجی و همچنین دانشگاه مقصد محسوب می شود. نامه نگاری و مکاتبه با اساتید موجب آشنایی استاد مورد نظر با رزومه تحصیلی فرد، توانایی و مهارت های او می شود. همچنین از میزان علاقه مندی، اشتیاق و انگیزه دانشجو نسبت به انجام پژوهش یا دریافت پذیرش مطلع خواهد شد.
یکی از مهم ترین مسائل پس از ارسال ایمیل به استاد در خارج از کشور، گرفتن پاسپورت است. پاسپورت مدرکی است که کلیه افراد برای خروج از کشور از آن استفاده می کنند و در صورت نداشتن آن اجازه ورود و خروج از کشور را ندارند.
نحوه نوشتن ایمیل به اساتید خارج از کشور
مکاتبه با اساتید خارجی با اهداف مختلف مانند دریافت بورسیه تحصیلی و ساختار به خصوصی انجام می شود. در صورتی که دانشجو بتواند اصول و استانداردهای نگارش نامه را رعایت کند، شانس بالاتری در اخذ پذیرش از دانشگاه خواهد داشت. در ادامه نکاتی برای آموزش مراحل نگارش ایمیل به اساتید خارج از کشور به عنوان نمونه ایمیل به دانشگاه خارجی ارائه شده است.
یک متن ایمیل به ۳ بخش مقدمه، بخش اصلی و نتیجه گیری کلی تقسیم بندی می شود. پاراگراف اول ایمیل شامل مقدمه می باشد که در آن باید به معرفی خود، سوابق تحصیلی، نام رشته و دانشگاه و معدل به صورت خلاصه پرداخت. لازم به ذکر است در صورتی که داوطلب نسبت به انجام مراحل ترمیم معدل دیپلم برای مهاجرت اقدام کرده باشند، می بایست به اطلاع استاد برساند.
پاراگراف دوم شامل بخش اصلی نامه می باشد که در آن به تالیفات و پژوهش های استاد مورد نظیر پرداخته می شود. دانشجویان در این بخش باید به دلیل انتخاب این استاد و ارتباط میان استاد مورد نظر با پیشینه مطالعاتی خود بپردازند. همچنین علت ارتباط پروژه دانشجو با تحقیقات استاد مورد نظر نیز به صورت تخصصی شرح داده می شود.
پاراگراف سوم شامل نتیجه گیری کلی و بیان اشتیاق دانشجو به همکاری با استاد انتخابی می باشد. در نهایت، در انتهای نامه نیز باید از استاد مورد نظر تشکر کرده و در صورت وجود مدرک و پیوست آن در نامه، می بایست به استاد اطلاع رسانی شود.
در مجموع می توان گفت با رعایت موارد و نکات زیر در نحوه نوشتن ایمیل به اساتید خارج از کشور، شانس دانشجو برای پذیرش افزایش خواهد یافت. در ادامه چند مورد از اصلی ترین نکات در خصوص نحوه نوشتن ایمیل برای اساتید خارج از کشور بیان شده است.
انتخاب عنوان کوتاه و جذاب در جهت باز کردن و مطالعه ایمیل توسط استاد، بسیار موثر می باشد.
نگارش نامه به صورت خلاصه و مفید به گونه ای که استاد مورد نظر، مطالعه آن را به زمانی دیگر موکول نکند.
اشاره به نام معرف و نحوه آشنایی با استاد راهنما در طول نامه از نکات حائز اهمیت است.
داشتن موضوع و هدف واضح از نوشتن نامه و همچنین بیان درخواست خود به صورت واضح در ایمیل، موجب افزایش سرعت پاسخگویی استاد در کوتاه ترین زمان ممکن به نامه دانشجو خواهد شد. بنابراین سوال، درخواست همکاری، درخواست پذیرش در دانشگاه و... را به صورت شفاف بیان کنند.
معرفی خود به صورت خلاصه شامل دانشگاه محل تحصیل، زمینه های مورد علاقه، رزومه تحصیلی و کاری و دریافت تاییدیه تحصیلی برای ترجمه مدارک موجب ارسال یک ایمیل حرفه ای خواهد شد.
تشکر و قدردانی از استاد راهنما در پایان نامه نشان دهنده احترام و ادب دانشجو نسبت به استاد می باشد.
پیگیری ایمیل پس از نگارش و ارسال آن نیز نکته مهمی است. بنابراین دانشجویان در صورت عدم دریافت پاسخ پس از گذشت یک هفته از ارسال، با ارسال یک ایمیل دیگر می توانند نسبت به پیگیری ایمیل خود اقدام نمایند.
راهنمای تصویری نحوه ایمیل نوشتن به اساتید خارج از کشور
مرحله اول: دانشجویان با دریافت آدرس ایمیل استاد راهنمای مورد نظر می بایست به صفحه ایمیل خود مراجعه نمایند. به این منظور باید در صفحه مرورگر خود نشانی gmail.com را وارد نموده و اطلاعات کاربری خود شامل آدرس ایمیل و رمز عبور خود را وارد نمایند. سپس از سمت چپ صفحه گزینه “compose” را انتخاب نمایند.
مرحله دوم: با انتخاب گزینه “compose”، صفحه زیر برای دانشجو گشوده خواهد شد. در بخش مربوط به “To” باید آدرس ایمیل استاد راهنما را وارد نمایند. در بخش “Subject” نیز باید موضوع یا عنوان نامه خود را وارد نموده و در کار سفید زیر، متن نامه خود را بنویسند.
با کلیک بر روی آیکون سنجاق که در انتهای کارد سفید قرار دارد، می توان فایل رزومه یا هر فایل دیگری را ضمیمه ایمیل کرد. در نهایت نیز با کلیک بر روی دکمه آبی رنگ “send”، ایمیل نوشته شده به آدرس وارد شده توسط دانشجو ارسال خواهد شد.
کلیه متقاضیان علاقه مند به دریافت بورسیه تحصیلی یا ارسال ایمیل به اساتید خارج از کشور می توانند قبل از هر اقدامی برای این کار نسبت به قوی کردن رزومه خود از طریق دریافت مدرک زبان آزمون تافل یا آیلتس اقدام کنند. برای کسب اطلاعات بیشتر در این خصوص مقاله زیر را مطالعه نمایید.
نمونه نحوه نوشتن ایمیل به اساتید خارج از کشور
یکی از دغدغه های دانشجویان برای نوشتن نامه به اساتید خارجی، نداشتن تجربه کافی و عدم اطلاع از مراحل نگارش ایمیل می باشد. از این رو با بررسی نمونه ایمیل انگلیسی به دانشگاه برای پذیرش و الگو برداری از آن ها می توان تا حدودی این مشکل را بر طرف کرد.
به عنوان مثال، ایمیل زیر به عنوان نمونه نحوه نوشتن ایمیل به اساتید خارج از کشور ارائه شده است:
Dear Dr. Smith,
My name is …. and I am from the University of …. I am in my final year of a masters in Biology with focus on plant breeding research. My GPA is 86% and my TOEFL iBT is 100.
My current research project for my master’s program is in canola breeding for fungus disease resistance and I have just submitted a co-authored article which was accepted by …. I have attached a brief research interest statement with more details. I was reading about recent work in genetically modified wheat on the website and it looks very interesting. I am interested in building upon my master’s experience and expanding my research into related areas. I have attached a copy of my C.V. for your review.
I wish to begin a PhD program in XX in September YYYY and would be very interested in working under your supervision. I would appreciate if you could review the attached documents and let me know what the possibilities might be.
ترجمه نمونه ایمیل به دانشگاه خارجی مذکور به شرح زیر می باشد:
دکتر اسمیت عزیز
نام من … است و فارغ التحصیل از دانشگاه … هستم. من در سال آخر کارشناسی ارشد زیست شناسی مشغول به تحصیل هستم و حوزه تحقیقاتی من تمرکز بر تحقیقات اصلاح نژاد گیاهی است. معدل من 86 از 100 و نمره تافل IBT من 100 است. پروژه تبلیغاتی فعلی من برای دوره کارشناسی ارشد در حوزه پرورش کلزا برای مقاومت در مقابل بیماری قارچ است. من به تازگی مقاله مشترکی ارائه داده ام که توسط … پذیرفته شده است.
من بیانیه مختصری از تحقیقم را با جزئیات بیشتر به ایمیل ضمیمه کرده ام. در مورد کار اخیرن مطالبی در مورد گندم اصلاح شده ژنتیکی در وب سایت مطالعه می کردم که به نظرم بسیار جالب رسید. من علاقه مند هستم که تجربه کارشناسی ارشد خود را ارتقا داده و تحقیقاتم را در زمینه های مرتبط گسترش دهم. برای این که بتوانید رزومه تحصیلی من را مطالعه کنید در ضمیمه ایمیل آن را برای شما ارسال کرده ام.
من مایل هستم که در دوره دکترا در رشته تحصیلی … در سپتامبر سال … به تحصیل بپردازم همچنین علاقه مند به تحصیل تحت نظارت و راهنمایی شما هستم. ممنون می شوم که اسناد ضمیمه شده را مطالعه کرده و به من اطلاع دهید که چه امکاناتی در این زمینه وجود دارند.
در رابطه با نمونه نحوه نوشتن ایمیل به اساتید خارج از کشور (نمونه ایمیل انگلیسی به دانشگاه برای پذیرش)، ذکر چند نکته زیر الزامی است. بنابراین الزامی است که دانشجویان جهت نگارش صحیح ایمیل به موارد زیر توجه نمایند:
دانشجویان در نگارش نامه باید از عناوین مناسب برای مورد خطاب قرار دادن استاد راهنما استفاده نمایند. برای مثال، استفاده از عبارت دکتر می تواند گزینه مناسبی باشد.
معرفی خود در قالب 2 الی 3 جمله شامل مدارک تحصیلی، موضوع تحقیقاتی و معدل نیز مسئله مهمی است.
دانشجو در ایمیل باید سعی در ایجاد ارتباط با استاد راهنما داشته باشد. دلایل انتخاب او به عنوان استاد راهنما را بیان کرده و به ارتباط پروژه های تحقیقاتی خود با مقالات استاد بپردزاد.
بیان درخواست به صورت واضح در انتهای متن نیز کمک شایانی به پاسخگویی استاد در اسرع وقت می نماید و بهتر است برای بالاتر بردن شانس خود از اساتید راهنمای خود توصیه نامه دریافت نمایند.
موسسه ایرسافام یکی از موسسات برگذار کننده آزمون آیلتس در ایران است. کلیه متقاضیان علاقه مند به اپلای یا دریافت بورسیه، می توانند در جهت قوی کردن رزومه خود نسبت به ثبت نام و شرکت در آزمون آیلتس در این موسسه اقدام نمایند. برای کسب اطلاعات بیشتر در این خصوص مقاله زیر را مطالعه نمایید.
نکات مهم ایمیل نوشتن به اساتید خارج از کشور
مطالعه نمونه ایمیل انگلیسی به دانشگاه برای پذیرش به دانشجو برای اجرای صحیح مراحل نگارش نامه و پذیرش در دانشگاه، کمک بسیاری خواهد کرد. اهمیت نگارش صحیح ایمیل در مقطع دکتری بیشتر از کارشناسی ارشد می باشد. لازم به ذکر است که در صورت تمایل به ادامه تحصیل یا دریافت گپ تحصیلی در مقطع دکترا می بایست پروپوزال مورد نظر دانشجو به استاد راهنما ارسال شود. به طور کلی، یافتن استاد راهنما نقش حائز اهمیتی در میزان موفقیت دانشجو جهت اخذ پذیرش تحصیلی در مقطع دکترا خواهد داشت.
توجه به نکات و موارد گفته شده در این مقاله در نوشتن نمونه ایمیل به دانشگاه خارجی کامل تاثیر بسیاری خواهد داشت. از نکات مهم ایمیل نوشتن به اساتید خارج از کشور علاوه بر ترجمه مدارک می توان به موارد زیر اشاره کرد:
عنوان ایمیل باید جذاب و شامل موضوع متن ایمیل باشد.
لحن نامه باید محترمانه و رسمی باشد. برای مثال، نامه های رسمی با عبارت Dear آغاز می شوند و استفاده از Hello یا Hi در ابتدای نامه رسمی به هیچ وجه پیشنهاد نمی شود.
جهت خطاب به استاد بهتر است از عبارت هایی نظیر Dr یا Professor استفاده شود و از نوشتن کلماتی نظیر Mr، Ms، Mrs و... خودداری شود.
بهتر است متن ایمیل ارسالی بیشتر از 300 کلمه نباشد.
بهتر است دانشجویان در روزهای کاری هفته و ترجیحا صبح به وقت کشور مقصد به استاد راهنما ایمیل بزنند و از ایمیل زدن در روزهای شنبه و یکشنبه پرهیز نمایند.
پیشنهاد می شود که دانشجویان 2 ماه پیش از ددلاین دانشگاه ها، نسبت به ایمیل زدن و برقراری ارتباط اقدام نمایند.
متن ایمیل باید به دور از احساسات و تعارف نوشته شود و در بر دارنده نکات اصلی و بر اساس واقعیت باشد.
دانشجویان می توانند در صورت داشتن CV (رزومه قوی) یا انگیزه نامه SOP، نسبت به پیوست یا ضمیمه آن به ایمیل اقدام نمایند.
به هیچ عنوان نباید به اساتید مختلف یک دانشگاه برای پذیرش، ایمیل زد.
کلیه متقاضیان علاقه مند به مهاجرت به کشور های اروپایی، می بایست قبل از هر اقدامی با بررسی امکانات، هزینه اقامت و شرایط زندگی، بهترین کشور برای مهاجرت را انتخاب و سپس نسبت به مهاجرت اقدام نمایند. برای کسب اطلاعات بیشتر در این خصوص مقاله زیر را مطالعه نمایید.
در این راستا کارشناسان مرکز مشاوره تحصیل در خارج از کشور اپلایتو می توانند در کلیه مراحل نحوه ایمیل نوشتن به اساتید خارج از کشور همراه متقاضیان بوده و از طریق سیستم مشاوره تلفنی اپلایتو پاسخگوی سوالات و شبهات در این زمینه باشند. همچنین متقاضیان می توانند با عضویت در کانال تلگرام و صفحه مجازی اینستاگرام از آخرین اخبار مرتبط با این حوزه مطلع شوند.
پاسخ مشاور: باسلام، انتخاب عنوان کوتاه و جذاب در جهت باز کردن و مطالعه ایمیل توسط استاد، بسیار موثر می باشد. نگارش نامه به صورت خلاصه و مفید به گونه ای که استاد مورد نظر، مطالعه آن را به زمانی دیگر موکول نکند. اشاره به نام معرف و نحوه آشنایی با استاد راهنما در طول نامه از نکات حائز اهمیت است توضیحات کامل در مقاله درج شده است